MODEL SISTEM UMUM PERUSAHAAN
Definisi
Model : penyederhanaan dari suatu objek.
Model
mewakili sejumlah objek atau aktifitas yang disebut entitas.
JENIS-JENIS
MODEL :
1. Model
Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi, C/o : maket pusat
perbelanjaan, prototype mobil baru
2. Model
Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan, C/o : cerita, narasi
3. Model
Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol, C/o :
flowchart, DFD
4. Model
matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business
modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian
dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek, C/o :
formula & persamaan matematika
KEGUNAAN
MODEL :
1. Mempermudah
Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas
lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam
cara yang sederhana.
2. Mempermudah
Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering
pula dikomunikasikan pada orang lain.
3. Memperkirakan
Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika
dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
Contoh entitas :
Orang : pegawai, mhs, pasien
Tempat : kota, daerah
Benda : buku, mesin, mobil
Aktivitas : penjualan, pembelian
Konsep : mata kuliah,
riwayat kesehatan
“MODEL SISTEM UMUM”
1. Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang
berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus
sumber daya fisik yang mengalir :
1. Arus
material.
2. Arus
personil.
3. Arus
mesin.
4. Arus
uang.
|
 |
Sistem Fisik Perusahaan
sebagai system yang terkendali
2. Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat
mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat
dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan
Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme
pengendalian begitu pula sebaliknya.
a.
Sistem Lingkaran Terbuka.
b.
Sistem Lingkaran Tertutup.
Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima
informasi yang menggambarkan output sistem.
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu
dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem
yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
 |
DIMENSI
– DIMENSI INFORMASI
Saat para
manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka
mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :
1. Relevansi.
2. Akurasi.
3. Ketepatan
waktu.
4. Kelengkapan.
Manajer
adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia
perlukan. Jika perlu analis sistem dapat
membantu manajer mendekati tugas ini secara logis.
Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem
fisik dengan kinerja actual.
“Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik
terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari
pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management
by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat
dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat
diterima).
Management
by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1. Manajer
tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2. Karena
lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian
lebih menyeluruh.
3. Perhatian
dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan
semestinya.
Namun,
terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
1. Beberapa
kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga
standar tidak dapat ditetapkan.
2. Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara
akurat sangat diperlukan.
3. Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk
menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4. Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu
batas kinerja dilewati.
Konsep
manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success
Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada
kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.
Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi
 |
|
|
|
Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan
|
|
|
Arus Keputusan, data
diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi
keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk
mengubah data menjadi keputusan.
Model Sistem Umum Perusahaan
|
|
|
PENDEKATAN SISTEM
Manajer terlibat dalam pemecahan masalah untuk
pengambilan keputusan yang efektif dan efisien.
Sistem Konseptual adalah suatu sistem pemecahan masalah
yang terdiri dari manajer, informasi dan standar. 2 elemen lain
masuk dalam proses perubahan masalah menjadi solusi (solusi alternatif dan
kendala).
TAHAPAN PEMECAHAN MASALAH DENGAN MENGGUNAKAN PENDEKATAN
SISTEM
1. Usaha Persiapan
o
Memandang perusahaan sebagai
suatu sistem.
o
Mengenal sistem lingkungan.
o
Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
2. Usaha
Definisi
o
Bergerak dari tingkat sistem
ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi
tingkat sistem tempat persoalan berada.
o
Menganalisis bagian-bagian
sistem dalam suatu urutan tertentu :
1. Mengevaluasi
standar.
2. Membandingkan
output dengan standar.
3. Mengevaluasi
manajemen.
4. Mengevaluasi
pemroses informasi.
5. Mengevaluasi
input dan sumber daya input.
6. Mengevaluasi
proses.
7.Mengevaluasi sumber daya output.
3. Usaha
Persiapan
o
Pertimbangan alternatif yang layak.
o
Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o
Memilih solusi terbaik.
o
Menerapkan solusi.
o
Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
FAKTOR MANUSIA YANG MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1. Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil
sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi
kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2. Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker))
:
a. Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan
menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b.
Gaya menerima,
manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi
tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3.Menggunakan
informasi untuk memecahkan masalah/Pemecah
masalah
( Problem solver) :
a. Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti
suatu metode yang telah ditetapkan. Co. :
pendekatan sistem.
b. Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi
menyesuaikan pendekatan dengan situasi.
Agar
Manajer dapat melaksanakan pengendalian atas bagian yang menjadi tanggung
jawabnya, ada 2 unsur yg harus diperhatikan yaitu :
1. Harus ada
informasi yg menggambarkan apa saja yg sedang dicapai bagian tersebut.
2. Harus ada
standar kinerja yg mencerminkan apa yg harus dicapai bagian tersebut.
Agar
Manajer dapat mengendalikan system, memerlukan sesuatu yg lebih khusus daripada
tujuan dan ini dicapai melalui standar.
Standar
adalah : ukuran kinerja yg dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam
istilah-istilah spesifik.
Arus
material : Bahan input diterima dari pemasok bahan mentah, suku cadang, dan
komponen assembling. Bahan disimpan dalan tempat penyimpanan (inventarisasi
bahan mentah) samapai bahan tsbt digunakan u/ proses transformasi. Kemudian
dimasukkan ke aktivitas manufaktur (inventarisasi proses kerja). Pada akhit
transformasi bahan mentah sekarang menjadi bentuk akhir, disimpan dpm tempat
penyimpanan (inventarisasi produk akhir) kemudian dikirm ke pelanggan.
Arus
personil : Input personil berasal dr beberapa tempat dlm lingkungan. Perusahaan mendpt personel dari beberapa sumber u/
memenuhi kebutuhan yg beraneka ragam. Input personel biasanya diproses o/
bagian personalia kemudian ditempatkan dlm berbagai area fungsi. Dlm area tsbt
personil mengalami proses transformasi baik scr langsung maupun tdk langsung.
Beberapa diantaranya mungkin akan meninggalkan perusahaan setelah bergabung
sebentar dan yg lain bias bertahan sampai berpuluh tahun.Bagian personalia juga
memproses penghentian karyawan.
Arus Mesin : arus sumber fisik yg paling sederhana.
Diperoleh dari pemasok yg menjalankan manufaktur dan mendistribusinya. Mesin
biasanya berada dlm jangka waktu panjang. Dalam beberapa hal mesin bisa menjadi
kuno atau tdk dpt digunakan lagi. Dalam kasus lain bisa ditukar dg model baru
atau dijual pd perusahaan yg msh mengunakan.
Arus uang : Uang utamanya diperoleh dari pemilik yg
menanamkan modal investasinya dan dari pelanggan yg memberi pendapatan dari
penjualan perusahaan. Sumber lain lembaga keuangan yg memberi pinjaman dan suku
bunga pd investasi dan dari pemerintah yg memebri pinjaman uang dan dana
bantuan. Tanggung jawab pengontrolan uang berada pd bagian akunting. Bagian
penerimaan mengumpulkan uang yg dimiliki perushaan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar